Upphandling av renovering i BRF 2026

Beslutsmandatet ska vara klart innan underlaget går ut

Föreningen är en egen juridisk person, och bakom en beställning behöver det finnas ett giltigt beslut och rätt firmateckning eller fullmakt. Huvudregeln i bostadsrättslagen 9 kap. 15 § är att beslut som innebär väsentliga förändringar av föreningens hus eller mark ska fattas på föreningsstämma, om inte annat följer av stadgarna eller lagens undantag. Löpande underhåll kräver normalt inte stämmobeslut. Lagens kriterium är alltså åtgärdens art, inte projektets pris. Stadgarna kan däremot innehålla egna beloppsgränser för styrelsens mandat, och de måste läsas separat.

Fem frågor bör vara besvarade innan förfrågningsunderlaget skickas ut:

1. Är åtgärden löpande underhåll eller en väsentlig förändring?
2. Vad säger stadgarna om styrelsens mandat?
3. Påverkas enskilda lägenheter eller bostadsrättshavares rättigheter?
4. Behövs särskilt stämmobeslut eller särskilt samtycke?
5. Vem har rätt att underteckna entreprenadavtalet?

Har beslutets giltighet betydelse för projektet bör föreningen kontrollera stadgar och protokoll, och vid behov ta juridisk rådgivning, innan kontraktet undertecknas. Lägg tidplanen efter när ett stämmobeslut kan fattas: ett anbud som löper ut under tiden måste förhandlas om. Hela beställaransvaret finns i guiden om renovering i bostadsrättsförening.

Berör projektet enskilda lägenheter gäller dessutom bostadsrättslagen 9 kap. 16 §: ska en lägenhet som upplåtits med bostadsrätt förändras eller i sin helhet tas i anspråk med anledning av en om- eller tillbyggnad krävs bostadsrättshavarens samtycke - annars blir stämmobeslutet giltigt bara om minst två tredjedelar av de röstande har gått med på det och hyresnämnden har godkänt det. Säg att 90 medlemmar röstar på stämman: då krävs att minst 60 av dem, två tredjedelar, går med på beslutet, och även då gäller det först när hyresnämnden har godkänt det. Räkna in hyresnämndens handläggningstid i tidplanen innan anbudens giltighetstid bestäms.

Behovsutredningen ger projektet en omfattning

Underhållsplanen är utgångspunkten när föreningen har en, men den är inte automatiskt aktuell. Boverket anger att det inte finns något allmänt krav på att en teknisk underhållsplan hålls fortlöpande uppdaterad, och redovisningsreglerna kräver inte generellt att en förening upprättar en plan. Förvaltningsberättelsen ska däremot enligt Bokföringsnämndens regler upplysa om föreningen har en aktuell underhållsplan eller inte. Kontrollera när planen upprättades och reviderades, vilka åtgärder som ligger närmast, vilka kostnader som är uppskattade och hur finansieringen är tänkt.

Planen behöver sedan översättas till ett tekniskt underlag för den entreprenad som ska handlas upp. En förundersökning kan behöva klarlägga relationshandlingar, bärande konstruktion, installationernas skick, stammar och avstängningsmöjligheter, ventilation, brandcellsgränser, elkapacitet, fukt, asbest samt behovet av tillträde och provisorier. Syftet är att minska risken för oförutsedda tilläggsarbeten, prisskillnader som beror på att anbudsgivarna antagit olika saker och konflikter om vad som ingick.

Finansieringen hör till underlaget lika mycket som tekniken. Sparande, skuldsättning, räntebindning och låneförfall påverkar när projektet realistiskt kan genomföras. Hur uppgifterna läses står i genomgången av bostadsrättsföreningens ekonomi och nyckeltal.

Ta in beställarstöd och reglera uppdraget innan det startar

Få styrelser är bemannade för att projektera en entreprenad, granska anbud tekniskt och följa upp produktionen. En teknisk konsult kan ta fram statusutredning, teknisk beskrivning och förfrågningsunderlag, och en projektledare företräder föreningen under genomförandet. Reglera uppdraget innan det startar:

• vilka moment som ingår: utredning, underlag, anbudsutvärdering och byggledning
• vilka beslut som ligger kvar hos styrelsen
• om konsulten får godkänna tilläggsarbeten, och upp till vilket belopp
• hur oberoendet gentemot anbudsgivarna ser ut

Rollerna ska hållas isär. Byggherren, som i ett föreningsprojekt ofta är föreningen själv, ska utse en byggarbetsmiljösamordnare för projekteringen, Bas-P, och en för utförandet, Bas-U. Att en entreprenör utses till någon av rollerna tar inte automatiskt bort byggherrens egna skyldigheter. Kontrollansvarig krävs som huvudregel inte vid anmälan - plan- och byggförordningen 7 kap. 5 § första stycket undantar anmälningspliktiga åtgärder, och byggnadsnämnden får besluta annat i det enskilda fallet. Krävs en kontrollansvarig ska denne ha självständig ställning gentemot utföraren, och sedan 1 juli 2026 inte ha varit delaktig i projekteringen av det som ska kontrolleras. Vad som utlöser lov eller anmälan behandlar vi i guiden om bygglov och anmälan vid renovering.

Förfrågningsunderlaget bestämmer vad du jämför

Även när ett standardavtal används måste projektet beskrivas. Underlaget gör anbuden jämförbara och avgör vad entreprenören har åtagit sig. Ett professionellt underlag kan behöva innehålla:

• Omfattning och teknik: teknisk beskrivning, ritningar, funktionskrav och befintliga förhållanden
• Administration: administrativa föreskrifter och gränsdragning mellan entreprenörer
• Genomförande i bebott hus: tillträde, arbetstider, störningskrav samt hantering av damm och buller
• Ansvar: bygglov och anmälan, avfall och farligt material samt Bas-P, Bas-U och övrigt arbetsmiljöarbete
• Ekonomi och tid: tidplan, etapper, betalningsplan samt försäkringar och säkerheter när sådana krävs
• Avslut: besiktningsform och dokumentation vid överlämnandet

Nivån ska följa projektets risk, storlek och tekniska komplexitet. Någon universell mall som passar varje föreningsprojekt finns inte. Ett stambyte kan dessutom beröra flera system samtidigt: vatten, tätskikt, el, ventilation, brandtätning och återställning.

Välj entreprenadform: AB 04 eller ABT 06

Byggandets Kontraktskommittés standardbestämmelser används ofta för professionella entreprenader. De gäller inte enligt lag, utan styr entreprenaden först när parterna gjort dem till en del av avtalet.

Valet handlar om ansvaret för projekteringen, inte om hur stort projektet är. Otydliga funktionskrav i en totalentreprenad ger anbud som ser olika ut utan att skillnaden syns i summan. Byggandets Kontraktskommitté arbetar med ersättarna AB 25 och ABPU 25, men det är branschstandard under revidering, inte lagstiftning, och de bedöms komma tidigast under senare delen av 2027.

Anbudsinfordran på lika villkor

Anbuden blir jämförbara först när alla har fått samma förutsättningar. Skicka samma handlingar till samtliga anbudsgivare, ge samma anbudstid och besvara frågor skriftligt med svaren skickade till alla. Ange i underlaget vad anbudet ska innehålla:

• prisform samt enhetspriser för arbetsmoment som sannolikt tillkommer
• tidplan med etapper och kritiska avbrott
• organisation med namngivna nyckelpersoner
• vilka underentreprenörer som utför reglerade arbeten
• referensprojekt av jämförbar typ och storlek
• reservationer och vad som uttryckligen inte ingår
• anbudets giltighetstid, satt så att den täcker föreningens beslutsprocess

Ett anbud med reservationer som ändrar omfattningen är inte jämförbart förrän det har justerats till samma innehåll som de övriga. Ett avtalat fast pris eliminerar inte heller framtida kostnadsförändringar: ändrad omfattning och beställda tillägg kan påverka priset enligt kontraktet.

Utvärdering: lägsta pris är inte hela svaret

En jämförelse som bara ställer totalsummorna mot varandra döljer de skillnader som kostar pengar under produktionen. Använd en jämförelsematris.

Vikta områdena innan anbuden öppnas, inte efteråt. Då går utvärderingen att redovisa för medlemmarna. Ett lågt pris kan vara det sämre alternativet om genomförandeplanen inte fungerar i en bebodd fastighet. Samma logik i mindre projekt beskrivs i guiden om hur offerter jämförs mot varandra.

Referenser och kontroll av entreprenören

Referensprojekt ska vara jämförbara

Att entreprenören har gjort många renoveringar är ett svagt underlag. Ställ frågor som går att verifiera:

• Har entreprenören genomfört projekt i bebodda flerbostadshus?
• Har de gjort samma tekniska typ av projekt, och hur många lägenheter omfattades?
• Vilken entreprenadform användes, och var företaget huvudentreprenör eller underentreprenör?
• Hur hanterades tidplan och boendekommunikation?
• Går beställarreferensen att nå och verifiera?

Ett enskilt badrum och ett stambyte i över hundra lägenheter är inte samma erfarenhet.

Leverantörskontroll före kontrakt

Gör kontrollen tidigt i utvärderingen och inte dagen före kontraktsskrivning - uppgifterna från Kronofogden lämnas per telefon eller post och tar dagar att få ut. Kontrollera juridisk identitet och firmateckning, F-skatt, auktorisationer för reglerade arbeten, ansvars- och entreprenadförsäkringar, ekonomisk stabilitet, nyckelpersoner, kapacitet att bemanna projektet och kedjan av underentreprenörer.

Behörigheterna kontrolleras hos den som utfärdar dem. Elinstallationsföretag ska vara registrerade hos Elsäkerhetsverket för rätt typ av arbete, och utförs elen av en underentreprenör är det den entreprenörens registrering som gäller. Auktorisation inom Säker Vatten, Byggkeramikrådet och GVK kontrolleras i respektive företagsregister, och asbestsanering kräver tillstånd som finns i Arbetsmiljöverkets register. En logotyp på en webbplats är inte bevis på aktuell auktorisation, och branschsystemen är branschregler, inte lagkrav.

Kontrakt, betalningsplan och säkerheter

Kontraktet bär ansvarsfördelningen genom hela projektet. Utöver standardbestämmelserna behöver det knyta ihop förfrågningsunderlaget, anbudet och justeringarna efter förhandling, och ange handlingarnas rangordning. Koppla betalningen till ett tydligt upplägg i stället för en stor odifferentierad förskottsbetalning, och granska särskilt:

• vad varje betalningspost avser och när fakturering får ske
• hur utfört arbete verifieras innan betalning
• hur material på plats eller beställt material behandlas
• hur tilläggsarbeten faktureras
• hur fel eller ofullständigt arbete påverkar betalningen
• vilka säkerheter och försäkringar som avtalats
• hur slutregleringen efter besiktning går till

Ingen procentnivå för innehållen betalning eller bankgaranti är obligatorisk i alla entreprenader. Villkoren ska knytas till det aktuella kontraktet och projektets risk.

Tilläggsarbeten behöver en bestämd beslutsväg

Ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten kan få stor ekonomisk betydelse i ett längre projekt. Innan byggstart bör avtalet klargöra vem som får beställa en ändring, hur den dokumenteras, om priset ska godkännas före utförande, hur tidplanen påverkas och hur akut arbete hanteras. Det är också en intern styrningsfråga: det ska vara klart om en projektledare eller en styrelseledamot får godkänna ett kostnadsdrivande tillägg, och var gränsen går innan hela styrelsen ska besluta.

Besiktningen planeras i kontraktet

Besiktning är en kontrollpunkt genom projektet, inte bara ett avslutningsmöte. Bestäm upplägget redan i förfrågningsunderlaget så att det ingår i anbudet. Beroende på projektet kan det omfatta egenkontroller, provningar, kontroll av dolda arbeten innan de byggs in, förbesiktning, slutbesiktning och efterbesiktning. Kontrollen av dolda arbeten är svårast att ta igen: tätskikt, brandtätningar och inbyggda installationer går inte att granska i efterhand utan ingrepp. Bestäm också vem som utser besiktningsman.

När AB 04 eller ABT 06 har avtalats knyts viktiga rättsverkningar till entreprenadens godkännande och till de ansvarstider som följer av bestämmelserna. De skiljer mellan garantitid och ansvarstid, och upplägget ska därför inte beskrivas som tio års garanti. Kontraktet bör slutligen ange vad som överlämnas: relationshandlingar, protokoll, egenkontroller, kvalitetsdokument, myndighetsbeslut och arbetsmiljödokumentation. Ange format och vem i föreningen som ansvarar för förvaltningsarkivet.

Kommunikation till medlemmar och tillträde till lägenheter

Ett föreningsprojekt genomförs oftast medan huset används. Tillträdet till lägenheterna ska därför vara beskrivet i underlaget. Ställ krav på entreprenörens rutiner för avisering, arbetstider, nycklar och säkerhet, avstängning av vatten och el, provisoriska lösningar för toalett och dusch, framkomlighet i trapphus och hiss, utrymningsvägar och brandskydd under byggtiden samt städning och återställning. Ange en kontaktväg för boendefrågor och hur särskilda behov hanteras.

Tillträdet till en enskild lägenhet regleras i bostadsrättslagen 7 kap. 13 §: företrädare för föreningen har rätt att komma in när det behövs för tillsyn eller för att utföra arbete som föreningen svarar för. Rätten gäller föreningens arbeten - medlemmens egna tillval omfattas inte. Kontrollera också stadgarna innan tidplanen låses. Bestäm i förväg hur uteblivet tillträde hanteras i etappindelningen, eftersom en enda otillgänglig lägenhet kan stoppa ett helt arbetsmoment. Informera medlemmarna i god tid om tidplan, etapper och störningar. Vid stambyte och samordnade badrumsprojekt behöver gränsen mellan föreningens beställning och medlemmens tillval vara tydlig innan arbetet startar.

Därför är ROT inte en rabatt på föreningens entreprenad

ROT är en skattereduktion för privatpersoner när lagens villkor är uppfyllda. En bostadsrättsförening är en juridisk person, och entreprenader på gemensamma delar som tak, fasad, trapphus och stammar ger därför inte rätt till ROT. En kalkyl för föreningens projekt ska aldrig räknas ned med ROT, och ett anbud som gör det ska granskas extra noga.

Säg att arbetskostnaden i ett fasadanbud är 2 000 000 kronor och att anbudet redovisar priset efter ROT med 30 procents avdrag, 2026 års nivå: 600 000 kronor lägre. Föreningen har ingen rätt till reduktionen, så hela beloppet läggs tillbaka på fakturan. Siffran hade inte stämt ens för en privatperson - ROT är begränsat till högst 50 000 kronor per person och år.

För en enskild bostadsrättshavare kan ROT vara möjligt för vissa arbeten inne i bostaden som medlemmen ansvarar för enligt stadgarna och skattereglerna. Reglerna för den enskilde står i guiden om ROT-avdrag vid renovering. Samma gränsdragning gäller i övrigt: en medlem som beställer eget arbete i lägenheten är i regel konsument, medan föreningens entreprenad styrs av kontraktet mellan två juridiska personer. Vad ett sådant privatavtal bör innehålla står i guiden om hantverkaravtal.

Nästa steg

En förening som kan beskriva åtgärd, omfattning, tidsram och hur långt underlaget har kommit får jämförbara svar från entreprenörerna. Är projektet ännu inte definierat är nästa steg en behovsutredning, inte en prisförfrågan. Gäller det en professionell fastighetsägare eller flera objekt är renovering för fastighetsägare rätt ingång, och vår guide till renovering ger översikten.